Biaya Akomodasi
Business,  Industry

Apa itu Biaya Akomodasi? Tujuan, Jenis, dan Contohnya

Biaya akomodasi adalah salah satu aspek penting yang harus diperhatikan oleh setiap perusahaan. Tanpa kebijakan yang jelas dan terstruktur, biaya akomodasi bisa menjadi beban yang berat dan menguras sumber daya keuangan. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memahami apa itu biaya akomodasi, jenis-jenisnya, cara mendapatkannya, dan bagaimana cara mengoptimalkannya.

Apa itu Biaya Akomodasi?

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), akomodasi adalah sesuatu yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan. Dalam konteks perusahaan, biaya akomodasi adalah anggaran yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan pegawai ketika harus melakukan perjalanan jauh terkait urusan bisnis atau pekerjaan.

Biaya akomodasi biasanya meliputi penginapan, keperluan makan, transportasi, dan kebutuhan lainnya yang muncul selama perjalanan bisnis. Tujuan utamanya adalah memastikan pegawai dapat melakukan pekerjaannya dengan baik meskipun harus berada jauh dari kantor atau tempat kerja utama mereka.

Tujuan Biaya Akomodasi

Mengapa perusahaan perlu menyediakan biaya akomodasi? Berikut beberapa alasannya:

  • Pegawai yang melakukan perjalanan bisnis memerlukan tempat tinggal sementara yang nyaman dan fasilitas yang memadai agar dapat bekerja dengan optimal.
  • Dengan menyediakan biaya akomodasi, perusahaan dapat menghindari ketidakpuasan atau pertentangan antar pegawai atau divisi yang berbeda.
  • Ketika pegawai merasa dihargai dan didukung oleh perusahaan, mereka akan lebih loyal dan termotivasi untuk bekerja lebih baik.

Cara Mendapatkan Biaya Akomodasi

Biaya akomodasi tidak diberikan secara cuma-cuma. Pegawai biasanya harus membayar terlebih dahulu dan kemudian mengajukan klaim untuk mendapatkan penggantian. Dokumen yang harus disiapkan meliputi jadwal perjalanan bisnis, bukti pemesanan tempat penginapan, tiket transportasi, dan rincian keperluan makan. Setelah dokumen lengkap, pegawai dapat mengajukan klaim ke divisi keuangan untuk mendapatkan reimbursement.

Jenis dan Contoh Biaya Akomodasi

Secara garis besar, biaya akomodasi dapat dibagi menjadi tiga jenis: komersil, semi-komersil, dan non-komersil. Berikut penjelasannya:

1. Biaya Akomodasi Komersil

Biaya akomodasi komersil mengacu pada tempat-tempat yang didirikan untuk mendapatkan keuntungan finansial. Biasanya, jenis akomodasi ini diterapkan di sektor pariwisata atau perhotelan. Contohnya adalah hotel, villa, bungalow, cottage, dan motel. Biaya untuk akomodasi komersil bervariasi tergantung dari musim, lokasi, fasilitas, serta kelas kamar yang dipilih.

2. Biaya Akomodasi Semi Komersil

Akomodasi semi komersil tidak hanya dibangun demi mencari keuntungan, tetapi juga untuk memenuhi kebutuhan orang-orang yang kurang mampu. Contohnya adalah rumah sakit atau puskesmas, rooming house, asrama, dan graha wisata. Biaya akomodasi semi komersil tergantung dari seberapa sering tempat tersebut disewakan dan berapa kali pemilik ikut menggunakan fasilitasnya.

3. Biaya Akomodasi Non-Komersil

Akomodasi non-komersil adalah tempat tinggal yang dibangun hanya untuk tujuan sosial. Contohnya adalah panti asuhan, pondok, dan mess atau wisma. Biaya akomodasi non-komersil tidak meraup keuntungan sama sekali dan berfokus untuk memberikan bantuan kepada golongan tertentu.

Tips Mengoptimalkan Biaya Akomodasi

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, biaya akomodasi dapat menguras sumber keuangan perusahaan. Oleh karena itu, berikut adalah beberapa tips untuk mengoptimalkan biaya akomodasi:

1. Memilih Lokasi yang Strategis dan Ramah Anggaran

Untuk mengurangi biaya transportasi, carilah tempat pertemuan dengan jarak yang tidak terlalu jauh. Tips ini juga bisa dilakukan untuk menghemat waktu perjalanan. Selain itu, carilah tempat yang menawarkan harga sewa terjangkau untuk menghemat anggaran.

2. Mencari Paket Khusus Perusahaan

Biasanya, ada beberapa tempat yang menawarkan harga dan fasilitas khusus untuk perusahaan. Sobat juga bisa langsung berkomunikasi dengan pemilik tempat dan bernegosiasi terkait tarif sewa untuk mendapatkan diskon perusahaan.

3. Mengategorisasikan Pengeluaran

Untuk memudahkan verifikasi dokumen biaya akomodasi, perusahaan dapat meminta pegawai untuk mengategorisasikan setiap pengeluaran yang dilakukan saat perjalanan. Pengeluaran tersebut dapat dikategorikan ke beberapa macam, seperti biaya transportasi, makan, hiburan, dan lain-lain.

4. Membuat Kebijakan yang Ketat

Masih banyak perusahaan yang samar-samar dalam membuat kebijakan biaya akomodasi. Hal ini dapat memicu pengeluaran yang lebih besar sehingga mengancam stabilitas keuangan. Oleh karena itu, salah satu cara untuk mengoptimalkan biaya akomodasi adalah dengan membuat kebijakan yang terstruktur, jelas, dan ketat. Kebijakan yang dibuat juga bisa berdasarkan hasil diskusi dengan pegawai untuk mencapai kesepakatan bersama.

5. Mengurangi Beban Reimburse

Ada beberapa cara yang bisa dilakukan oleh perusahaan untuk mengurangi beban penggantian uang (reimburse), terutama dari biaya pemesanan perjalanan. Pertama, perusahaan bisa menjadwalkan kegiatan pegawai dengan mitra perjalanan untuk pemesanan tiket instan. Selain itu, pegawai juga bisa memakai kartu kredit perusahaan untuk melakukan pemesanan sehingga tidak perlu menyerahkan invoice karena sudah ditangani.

6. Mengendalikan Fasilitas Tambahan

Ada beberapa fasilitas yang membutuhkan biaya ekstra untuk dipakai, seperti mini bar dan laundry. Biasanya, hal ini bisa ditemukan ketika menginap di hotel. Apabila tidak terlalu diperlukan, maka hindari penggunaan fasilitas tambahan untuk mengurangi biaya akomodasi yang tinggi.

Studi Kasus

Mari kita lihat sebuah studi kasus tentang bagaimana perusahaan multinasional mengelola biaya akomodasi. Perusahaan ini memiliki karyawan yang sering melakukan perjalanan bisnis ke berbagai negara. Berikut adalah beberapa strategi yang mereka terapkan:

1. Kerjasama dengan Hotel dan Penyedia Akomodasi

Perusahaan ini menjalin kerjasama dengan beberapa hotel dan penyedia akomodasi di berbagai negara. Mereka mendapatkan tarif khusus perusahaan yang lebih rendah dibandingkan dengan tarif publik. Selain itu, mereka juga mendapatkan fasilitas tambahan seperti akses ke ruang pertemuan dan layanan antar-jemput bandara.

2. Penggunaan Sistem Pemesanan Terpusat

Untuk menghindari pemesanan ganda dan memastikan semua perjalanan terdata dengan baik, perusahaan ini menggunakan sistem pemesanan terpusat. Semua pemesanan akomodasi harus melalui sistem ini, sehingga memudahkan verifikasi dan pengendalian biaya.

3. Pelatihan Pegawai

Perusahaan memberikan pelatihan kepada pegawai tentang kebijakan biaya akomodasi dan cara mengajukan klaim yang benar. Dengan demikian, pegawai memahami apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan selama perjalanan bisnis, serta bagaimana cara mengelola pengeluaran mereka dengan efektif.

4. Pemantauan dan Evaluasi

Perusahaan secara rutin memantau dan mengevaluasi pengeluaran biaya akomodasi. Mereka menganalisis data untuk melihat apakah ada peningkatan yang signifikan atau adanya anomali yang perlu ditangani. Dari hasil evaluasi ini, perusahaan dapat membuat kebijakan baru atau memperbaiki kebijakan yang sudah ada.

Memahami jenis-jenis biaya akomodasi, cara mendapatkannya, dan tips mengoptimalkannya adalah langkah awal yang harus dilakukan oleh setiap perusahaan.

Selain itu, penting bagi perusahaan untuk terus memantau dan mengevaluasi kebijakan biaya akomodasi agar selalu sesuai dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan. Dengan begitu, perusahaan dapat menjaga stabilitas keuangan dan memastikan pegawai dapat bekerja dengan nyaman dan efektif selama perjalanan bisnis. Semoga bermanfaat ya.

Baca juga:

Referensi

  1. Sharma, A., & Nicolau, J. L. (2020). Hotel performance during and after financial crises: A comparison of the USA and China. Tourism Management, 77, 104040. https://doi.org/10.1016/j.tourman.2019.104040
  2. Chen, W., Song, H., & Wu, C. (2020). The impact of hotel reviews on hotel accommodation booking. Tourism Economics, 26(3), 494-510. https://doi.org/10.1177/1354816619831823
  3. Liang, M. J., & Xing, J. (2018). The relationship between hotel performance and customer experience. International Journal of Hospitality Management, 71, 72-82. https://doi.org/10.1016/j.ijhm.2017.12.008
  4. Mansour, S., & Ariffin, A. (2017). The relationship between service quality and customer satisfaction in the hotel industry in Malaysia. Global Business and Organizational Excellence, 36(4), 62-68. https://doi.org/10.1002/joe.21785
  5. Baker, D. M. (2013). Service quality and customer satisfaction in the airline industry: A comparison between legacy airlines and low-cost airlines. Services Marketing Quarterly, 34(3), 194-207. https://doi.org/10.1080/15332969.2013.798923
  6. Brigham, E. F., & Ehrhardt, M. C. (2014). Financial management: Theory & practice (14th ed.). South-Western Cengage Learning.
  7. Goh, C., Li, H., & Mohd-Ramly, Z. (2015). Benchmarking the efficiency of Asian hotels. Tourism Management, 46, 77-87. https://doi.org/10.1016/j.tourman.2014.06.017
  8. Ivanov, S., & Zhechev, V. (2012). Hotel revenue management – A critical literature review. Tourism & Management Studies, 8(1), 19-26.
  9. Kim, H. J., & Lee, S. (2011). Stakeholder pressure and the adoption of environmental logistics practices: Is eco-oriented culture a missing link? Journal of Business Ethics, 103(4), 511-528. https://doi.org/10.1007/s10551-011-0870-z
Bambang Niko Pasla

A seasoned writer in the fields of industry, business, and technology. Enjoys sports and traveling activities.