Proses bisnis – Dalam merintis usaha, tentu Anda telah merumuskan rencana dan strategi guna mencapai tujuan yang diinginkan. Ada rangkaian langkah bisnis yang harus ditempuh dengan memanfaatkan segala sumber daya perusahaan. Setiap perusahaan pasti mengalami tahapan yang unik dalam mencapai tujuan usahanya. Hal ini menjadi inti dari semua kegiatan operasional perusahaan.
Agar lebih terang, mari kita telusuri makna dari pengertian proses bisnis, jenis, manfaat, fungsi, tantangan, dan cara mengoptimalkan beserta contoh-contohnya.
Apa itu Proses Bisnis
Secara keseluruhan, proses bisnis merujuk pada rangkaian kegiatan bisnis yang terkait dengan produk atau layanan bisnis. Kegiatan-kegiatan ini diatur oleh persyaratan dan aturan tertentu guna mencapai tujuan bisnis yang telah ditetapkan.
Persyaratan ini dapat dilakukan secara berulang untuk mencapai hasil optimal, namun juga bisa difokuskan pada optimalisasi proses saat ini. Setiap tahapan pasti memiliki tugas dan peran yang beragam, meskipun tetap terarah pada satu jalur dan tujuan yang seragam. Sasarannya adalah mengembangkan visi dan misi perusahaan ke arah yang lebih positif.
Baca juga: Bisnis Internasional: Menjajaki Peluang Bisnis di Era Globalisasi
Pengertian Proses Bisnis Menurut Ahli
Beberapa definisi mengenai konsep proses bisnis perusahaan diberikan oleh para pakar, di antaranya adalah sebagai berikut:
Monk
Monk mendefinisikan proses bisnis sebagai kumpulan aktivitas yang dilakukan dengan menerima input untuk menghasilkan output berkualitas bagi para pelanggan.
Rainer
Aktivitas bisnis yang saling berhubungan sehingga menghasilkan produk atau jasa yang dapat diperjualbelikan.
Rummler dan Brache
Rummler dan Brache mengartikan istilah ini sebagai rangkaian kegiatan bisnis yang bertujuan untuk menghasilkan produk dan layanan.
Weske
Aktivitas bisnis yang dapat dijalankan secara manual atau bantuan sistem informasi.
Davenport
Dalam pandangan Davenport, istilah ini mengacu pada aktivitas terstruktur yang bertujuan untuk memproduksi dan menghasilkan output yang ditujukan kepada pembeli dari kelompok tertentu.
Hammer dan Champy
Aktivitas bisnis yang memerlukan satu atau lebih mengenai saran agar bisa menghasilkan output kepada konsumen.
Baca juga: Bisnis Digital: Pengertian, Jenis, Contoh, dan Tipsnya
Jenis Proses Bisnis
Dalam praktiknya, terdapat tiga jenis proses yang terdapat dalam suatu usaha. Berikut adalah penjelasan mengenai ketiga jenis tersebut:
Proses Inti (Primer)
Proses ini merupakan inti dari operasional perusahaan yang terkait dengan aliran nilai utama dalam usaha. Terdapat tiga tahap dalam proses ini, yaitu:
- Produksi
- Pemasaran
- Pelayanan kepada pelanggan
Dengan menjalankan ketiga tahap ini, perusahaan dapat menambah nilai pada produk atau layanan akhir dan berhasil mengantarkan kepada pelanggan. Ini menunjukkan bahwa operasional usaha berjalan sesuai rencana dan tujuan.
Proses Pendukung (Sekunder)
Proses ini tidak secara langsung meningkatkan nilai pada produk akhir. Namun, fokus dari proses ini adalah mempersiapkan lingkungan yang mendukung kelancaran proses inti dengan efisiensi dan efektivitas.
Proses pendukung ini menjamin kelangsungan operasional perusahaan, dengan penekanan pada pelayanan kepada internal perusahaan.
Proses Manajemen
Pelaksanaan proses manajemen melibatkan aspek pengawasan, perencanaan, dan pemantauan, proses ini mengatur seluruh kegiatan, pengelolaan, dan strategi manajemen organisasi atau perusahaan.
Proses manajemen menetapkan standar dan tujuan yang mengarahkan proses inti maupun proses pendukung agar dapat berjalan secara efisien dan efektif. Proses ini dimanfaatkan untuk mengelola usaha melalui rencana strategis, rencana taktis, dan operasional.
Baca juga: Pentingnya Reklame Audio Visual dalam Media Reklame
Komponen Proses Bisnis
Proses bisnis yang efektif mengandung elemen-elemen pendukung yang menjadi dasar operasional. Di bawah ini adalah unsur-unsur komponen proses bisnis yang perlu dikenali.
Masukan (Input)
Masukan adalah bahan yang memicu terjadinya reaksi dalam proses bisnis. Dalam kerangka proses bisnis, komponen masukan memiliki tiga aspek yang mempengaruhi. Pertama, sumber daya manusia berkontribusi melalui bakat dan sikap yang sesuai untuk mendorong pergerakan organisasi. Selanjutnya, bahan baku harus tersedia tepat waktu dan dengan biaya yang terjangkau. Aspek terakhir adalah informasi, yang harus selaras dengan prosedur dan mekanisme umpan balik untuk mencapai tujuan.
Kegiatan (Aktivitas)
Kegiatan harus memahami perspektif sistem, sehingga mampu menjalankan dan melaksanakan setiap urutan proses bisnis sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP). Selain itu, keseluruhan tugas dan fungsi harus dapat dicapai dan dioptimalkan.
Hasil (Output)
Hasil merujuk pada efektivitas dan efisiensi dalam proses bisnis, yang secara keseluruhan akan mempengaruhi dan membantu dalam mengevaluasi jalannya proses bisnis yang telah dilakukan.
Baca juga: Membuat Reklame Komersial yang Efektif untuk Produk
Manfaat Proses Bisnis
Sebuah proses di dalam bisnis harus memberikan keuntungan bagi perkembangan perusahaan, termasuk diantaranya:
Peningkatan Efisiensi
Serangkaian aktivitas dalam bisnis mampu memetakan produktivitas divisi-divisi sehingga dapat menjadi bahan evaluasi. Dari sinilah perusahaan dapat mengambil langkah-langkah inovatif untuk meningkatkan efisiensi operasional.
Pengurangan Risiko dan Pengeluaran
Adanya alur aktivitas bisnis yang terstruktur akan membantu mengurangi inefisiensi dan kesalahan teknis. Dengan demikian, potensi pemborosan pun akan berkurang karena semua proses berjalan dengan efektif.
Berfokus pada Kebutuhan Pelanggan
Proses bisnis adalah serangkaian aktivitas yang berorientasi pada keinginan dan umpan balik pelanggan. Dengan demikian, setiap produk dan layanan akan lebih terfokus pada preferensi konsumen.
Menyesuaikan dengan Kemajuan Teknologi
Rangkaian proses dalam bisnis biasanya akan beradaptasi dengan perkembangan teknologi terbaru guna mencapai hasil yang lebih optimal.
Manajemen Waktu yang Lebih Teratur
Rangkaian aktivitas bisnis yang terstruktur dapat membantu perusahaan mengatur strategi alokasi waktu produksi agar lebih efisien. Ini memungkinkan setiap produk atau layanan diluncurkan sesuai target.
Memperbaiki Kesalahan dan Kesalahan Manusia
Pembagian tugas dalam bisnis dapat mengurangi kemungkinan kesalahan manusia dalam proses produksi karena setiap bagian akan dikelola oleh individu yang memiliki spesialisasi sesuai tugas masing-masing.
Baca juga: Belajar dari Cara Kerja Marketing yang Efektif
Tantangan dalam Proses Bisnis
Proses bisnis perlu beroperasi secara optimal untuk menghasilkan hasil yang paling baik. Namun, ini bukan tugas yang mudah karena ada beberapa tantangan dan hambatan yang harus diatasi. Di bawah ini adalah beberapa tantangan yang dihadapi dalam upaya mengoptimalkan proses bisnis.
Kompleksitas Bisnis
Setiap bisnis memiliki tingkat kompleksitas yang berbeda, dan cenderung semakin besar bisnisnya, semakin tinggi tingkat kompleksitasnya. Ini menjadi tantangan bagi organisasi untuk merancang proses bisnis mereka agar efisien dan efektif. Mereka harus mampu menggambarkan setiap aspek terkait, mulai dari jumlah produk, karyawan, investor, pemasok, hingga pelanggan, dengan cara yang komprehensif.
Perubahan dalam Lingkungan Bisnis
Lingkungan bisnis terkait erat dengan faktor internal dan eksternal. Perubahan dalam sistem ekonomi, munculnya pesaing baru, teknologi yang baru muncul, serta perubahan dalam situasi hukum dan politik, semuanya dapat mempengaruhi bisnis. Organisasi perlu menghadapi tantangan ini dan menyesuaikan proses bisnis mereka agar tetap relevan dengan perubahan yang terjadi.
Keterbatasan Sumber Daya
Melaksanakan setiap fungsi dan proses bisnis memerlukan sumber daya manusia yang berkualitas dan terampil dalam melaksanakan tugas-tugas tersebut. Mereka memiliki peran penting dalam menjalankan, mengevaluasi, dan mengembangkan bisnis. Oleh karena itu, keberhasilan rencana strategis bisnis sangat bergantung pada ketersediaan sumber daya yang berkualitas. Tanpa sumber daya yang tepat, rencana strategis tidak dapat diwujudkan dengan baik.
Baca juga: Marketing Communication: Pengertian dan Perannya
Cara Mengotimalkan Proses Bisnis beserta Contohnya
Mengoptimalkan proses bisnis merupakan langkah penting dalam meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan hasil akhir perusahaan. Berikut adalah cara-cara untuk mengoptimalkan proses bisnis beserta contohnya:
Identifikasi dan Analisis Proses
- Identifikasi proses yang ada dalam perusahaan.
- Analisis langkah-langkah dalam setiap proses untuk mengidentifikasi area-area yang memerlukan perbaikan.
Contoh: Di sebuah restoran, proses pelayanan makanan dari pemesanan, penyajian, hingga pembayaran bisa diidentifikasi dan dianalisis untuk menemukan cara mempersingkat waktu antar tahap.
Simplifikasi dan Rampingkan Proses
- Eliminasi langkah-langkah yang tidak memberikan nilai tambah.
- Rampingkan tugas-tugas yang berulang atau redundan.
Contoh: Dalam proses persetujuan dokumen di sebuah perusahaan, beberapa tahap yang tidak diperlukan dapat dihapus untuk mempercepat alur persetujuan.
Otomatisasi Proses
- Gunakan teknologi untuk mengotomatisasi tugas-tugas yang dapat dilakukan oleh sistem.
- Menggunakan perangkat lunak atau alat untuk mengurangi intervensi manusia.
Contoh: Sistem otomatisasi manajemen inventaris di sebuah toko dapat membantu menghitung dan memesan ulang stok secara otomatis berdasarkan permintaan dan penjualan.
Peningkatan Komunikasi dan Kolaborasi
- Gunakan alat komunikasi yang efektif untuk memastikan kolaborasi yang lancar antar tim.
- Mendorong pertukaran informasi yang cepat dan akurat.
Contoh: Penggunaan platform komunikasi internal seperti Slack atau Microsoft Teams memungkinkan tim berkomunikasi dengan mudah dan membagikan informasi secara real-time.
Pelatihan dan Pengembangan Karyawan
- Tingkatkan keterampilan dan pengetahuan karyawan untuk melaksanakan tugas dengan lebih efisien.
- Pastikan karyawan memahami proses dan memiliki keterampilan yang sesuai.
Contoh: Pelatihan karyawan dalam penggunaan perangkat lunak baru atau teknik kerja yang lebih efisien dapat meningkatkan kinerja mereka dalam menjalankan proses bisnis.
Evaluasi dan Umpan Balik Terus-Menerus
- Lakukan evaluasi berkala terhadap proses dan cari cara untuk perbaikan berkelanjutan.
- Terima umpan balik dari karyawan dan pelanggan untuk mengidentifikasi area-area yang perlu ditingkatkan.
Contoh: Perusahaan teknologi mengadakan pertemuan rutin untuk mengevaluasi dan memperbaiki proses pengembangan perangkat lunak berdasarkan umpan balik dari pengembang dan pengguna.
Dengan menerapkan strategi-strategi ini, perusahaan dapat mengoptimalkan proses bisnis mereka untuk mencapai hasil yang lebih efisien, produktif, dan berkualitas.
Baca juga: 3 Cara Membuat Daftar Isi Otomatis di Word Windows, OS, dan Web
Kesimpulan
Mengoptimalkan proses bisnis merupakan kunci untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan hasil akhir perusahaan. Dengan menganalisis, mengautomatisasi, menyederhanakan, dan melibatkan tim dengan baik, perusahaan dapat mengatasi tantangan kompleksitas, perubahan lingkungan bisnis, dan keterbatasan sumber daya. Pelatihan karyawan, kontrol kualitas, umpan balik berkelanjutan, penggunaan data, kolaborasi tim, serta fleksibilitas dalam merombak proses juga berkontribusi dalam upaya ini. Dengan pendekatan terus-menerus untuk perbaikan, perusahaan dapat mencapai hasil yang lebih baik, meningkatkan layanan pelanggan, dan tetap adaptif terhadap perubahan pasar.
Referensi
- Rummler, G. A., & Brache, A. P. (2012). “Improving Performance: How to Manage the White Space on the Organization Chart.” John Wiley & Sons.
- Harrington, H. J. (1991). “Business Process Improvement: The Breakthrough Strategy for Total Quality, Productivity, and Competitiveness.” McGraw-Hill Education.
- Rainer, R. K. Jr., & Cegielski, C. G. (2014). “Introduction to Information Systems.” John Wiley & Sons.
- Bicheno, J. (2004). “The New Lean Toolbox: Towards Fast, Flexible Flow.” PICSIE Books.
- Schonberger, R. J. (2008). “Japanese Manufacturing Techniques: Nine Hidden Lessons in Simplicity.” Free Press.
- Bicheno, J., & Holweg, M. (2009). “The Lean Toolbox: The Essential Guide to Lean Transformation.” Picsie Books.
- Goldratt, E. M. (2014). “The Goal: A Process of Ongoing Improvement.” North River Press.
- Harrington, H. J. (2010). “Business Process Improvement Workbook: Documentation, Analysis, Design, and Management of Business Process Improvement.” Paton Press LLC.
