Fungsi Kanban – Kanban adalah metode manajemen visual yang membantu mengelola pekerjaan dengan cara yang lebih efektif dan efisien. Metode ini pertama kali diperkenalkan oleh Toyota pada tahun 1940-an sebagai bagian dari sistem produksi just-in-time (JIT). Kanban, yang dalam bahasa Jepang berarti “papan tanda” atau “kartu visual”, berfokus pada pengendalian aliran pekerjaan untuk meningkatkan produktivitas dan mengurangi pemborosan.
Sejarah dan Asal Usul Kanban
Kanban pertama kali diperkenalkan oleh Toyota pada 1940-an sebagai bagian dari Sistem Produksi Toyota (Toyota Production System). Awalnya, Kanban digunakan untuk meningkatkan efisiensi di lini produksi manufaktur mobil. Kata “Kanban” sendiri berasal dari bahasa Jepang yang berarti “kartu” atau “tanda”. Di pabrik Toyota, kartu Kanban digunakan untuk mengontrol aliran bahan dan komponen di seluruh proses produksi.
Sistem ini kemudian berkembang dan diadopsi oleh berbagai industri di luar manufaktur, termasuk teknologi informasi dan layanan. Pada tahun 2004, David J. Anderson mulai mengembangkan Kanban untuk digunakan dalam pengembangan perangkat lunak. Sejak saat itu, metode ini semakin dikenal dan digunakan secara luas dalam berbagai sektor.
Fungsi Kanban
Berikut ini beberapa fungsi kanban tersebut:
- Kanban berperan sebagai panduan kerja yang menentukan apa yang harus diproduksi, kapan, di mana, dan bagaimana komponen atau bahan dipindahkan. Ini memfasilitasi komunikasi antara tahap-tahap produksi.
- Fungsi Kanban untuk memantau akurasi, aliran, dan lokasi komponen atau barang. Dengan Kanban, operator produksi dapat dengan mudah memahami informasi yang dibutuhkan hanya dengan melihatnya, karena Kanban bergerak seiring dengan komponen yang sebenarnya.
- Kanban juga berfungsi sebagai alat kontrol visual dalam proses peningkatan berkelanjutan (Kaizen). Namun, penting untuk tidak menggunakannya secara berlebihan karena dapat menyebabkan persediaan berlebih.
- Dalam proses produksi, masalah seperti penundaan, perubahan jadwal, atau perbaikan peralatan dapat terjadi. Kanban bertindak sebagai alat yang membantu penyesuaian jika ada perubahan dalam proses produksi.
Jenis-Jenis Kanban
Berikut adalah jenis-jenis kanban:
1. Kanban Perintah Produksi
Jenis kanban ini digunakan untuk memberikan instruksi tentang jenis bahan atau jumlah barang yang perlu diproduksi agar operasional produksi berjalan dengan efektif dan efisien.
2. Kanban Pengambilan Produksi
Kanban ini bertujuan memberikan sinyal mengenai jenis bahan atau jumlah barang yang perlu diambil dari tahap produksi sebelumnya untuk didistribusikan ke tahap berikutnya.
Prinsip-Prinsip Dasar Kanban
Berikut beberapa prinsip dasar dari kanban:
1. Visualisasi Pekerjaan
Salah satu prinsip utama Kanban adalah membuat pekerjaan terlihat. Ini biasanya dilakukan dengan menggunakan papan Kanban, yang dibagi menjadi kolom-kolom yang mewakili tahap-tahap berbeda dalam proses kerja. Setiap tugas atau pekerjaan diwakili oleh kartu yang dipindahkan dari satu kolom ke kolom lain seiring dengan kemajuan tugas tersebut.
2. Pembatasan Pekerjaan yang Sedang Berjalan (WIP)
Kanban mendorong tim untuk membatasi jumlah pekerjaan yang sedang berjalan (Work In Progress – WIP) pada satu waktu. Ini membantu mengurangi multitasking dan memungkinkan tim untuk fokus pada penyelesaian tugas sebelum memulai yang baru.
3. Manajemen Aliran
Kanban mengutamakan pengelolaan aliran pekerjaan dari awal hingga selesai. Dengan memantau aliran ini, tim dapat mengidentifikasi hambatan dan melakukan perbaikan yang diperlukan untuk meningkatkan efisiensi.
4. Perbaikan Berkelanjutan
Kanban mendorong perbaikan berkelanjutan melalui evaluasi dan penyesuaian rutin. Tim diharapkan untuk terus mencari cara untuk meningkatkan proses mereka, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan kualitas kerja.
Manfaat Menggunakan Kanban
Beberapa manaat dari menggunakan kanban sebagai berikut ini:
1. Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas
Dengan membatasi pekerjaan yang sedang berjalan dan memvisualisasikan aliran kerja, Kanban membantu tim bekerja dengan lebih efisien. Mereka dapat melihat dengan jelas apa yang perlu dilakukan, siapa yang bertanggung jawab, dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas.
2. Pengurangan Pemborosan
Kanban membantu mengidentifikasi dan mengurangi pemborosan dalam proses kerja. Dengan memantau aliran kerja secara terus-menerus, tim dapat mengidentifikasi area yang membutuhkan perbaikan dan melakukan perubahan yang diperlukan.
3. Peningkatan Kualitas
Dengan fokus pada satu tugas pada satu waktu, tim dapat memastikan bahwa setiap tugas diselesaikan dengan baik sebelum melanjutkan ke tugas berikutnya. Ini membantu meningkatkan kualitas keseluruhan dari pekerjaan yang dilakukan.
4. Transparansi dan Komunikasi yang Lebih Baik
Kanban meningkatkan transparansi dalam proses kerja dengan membuat semua tugas terlihat oleh seluruh tim. Ini membantu meningkatkan komunikasi dan kolaborasi, karena setiap anggota tim dapat melihat apa yang sedang dikerjakan dan apa yang perlu dilakukan selanjutnya.
Cara Menerapkan Kanban
Inilah cara menerapkan kanban
1. Menyiapkan Papan Kanban
Langkah pertama dalam menerapkan Kanban adalah menyiapkan papan Kanban. Papan Kanban adalah alat visual utama yang digunakan dalam metode Kanban, papan ini bisa berupa papan fisik yang menggunakan kartu dan sticky notes, atau papan digital yang menggunakan perangkat lunak khusus. Papan Kanban biasanya dibagi menjadi beberapa kolom yang mewakili tahap-tahap berbeda dalam proses kerja, seperti “To Do” (Daftar Pekerjaan), “In Progress” (Sedang Dikerjakan), dan “Done” (Selesai).
Setiap kolom pada papan Kanban bisa disesuaikan sesuai kebutuhan tim atau proyek. Misalnya, dalam pengembangan perangkat lunak, kolom bisa mencakup tahap-tahap seperti “Backlog”, “In Development”, “In Testing”, dan “Deployed”.
2. Membuat dan Mengelola Kartu Kanban
Setiap tugas harus diwakili oleh kartu Kanban yang berisi informasi penting tentang tugas tersebut, seperti deskripsi tugas, tanggung jawab, dan tenggat waktu. Kartu ini harus dipindahkan dari satu kolom ke kolom lain saat tugas tersebut berkembang dari satu tahap ke tahap berikutnya.
3. Menetapkan Batas WIP
Untuk menghindari multitasking yang berlebihan, tim harus menetapkan batas pada jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan pada satu waktu (WIP). Batas ini harus didasarkan pada kapasitas tim dan kompleksitas tugas yang sedang dikerjakan.
4. Memantau dan Menilai Aliran Kerja
Tim harus memantau aliran kerja secara terus-menerus untuk mengidentifikasi hambatan dan melakukan perbaikan yang diperlukan. Ini dapat dilakukan melalui pertemuan rutin, seperti stand-up meeting harian, di mana tim membahas kemajuan dan tantangan yang dihadapi.
5. Melakukan Perbaikan Berkelanjutan
Kanban mendorong perbaikan berkelanjutan melalui evaluasi dan penyesuaian rutin. Tim harus selalu mencari cara untuk meningkatkan proses mereka, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan kualitas kerja.
Contoh Penerapan Kanban di Tempat Kerja
Beberapa contoh dalam penerapan sistem kanban di tempat kerja sebagai berikut ini:
1. Pengembangan Perangkat Lunak
Sebuah tim pengembangan perangkat lunak yang menggunakan Kanban berhasil meningkatkan efisiensi mereka dengan mengurangi waktu siklus dan meningkatkan transparansi dalam proses kerja. Dengan menggunakan papan Kanban digital, mereka dapat melacak kemajuan proyek secara real-time dan mengidentifikasi hambatan dengan cepat.
2. Manufaktur
Sebuah perusahaan manufaktur yang mengadopsi Kanban berhasil mengurangi waktu tunggu dan meningkatkan produktivitas dengan mengatur aliran material dan pekerjaan menggunakan kartu Kanban. Ini membantu mereka memenuhi permintaan pasar dengan lebih cepat dan efisien.
3. Layanan Kesehatan
Sebuah rumah sakit yang menerapkan Kanban berhasil meningkatkan efisiensi operasional mereka dengan mengelola aliran pasien dan pekerjaan medis menggunakan papan Kanban. Ini membantu mereka mengurangi waktu tunggu pasien dan meningkatkan kualitas layanan kesehatan.
Tantangan dan Solusi dalam Menerapkan Kanban
Terdapat beberapa tantang dan solusi dalam menerapakan kanban seperti dibawah ini:
1. Resistensi terhadap Perubahan
Salah satu tantangan utama dalam menerapkan Kanban adalah resistensi terhadap perubahan dari anggota tim. Untuk mengatasi ini, penting untuk memberikan pelatihan dan dukungan yang memadai, serta menjelaskan manfaat dari metode ini.
2. Penetapan Batas WIP yang Tepat
Menetapkan batas WIP yang tepat bisa menjadi sulit, terutama bagi tim yang baru mengenal Kanban. Solusinya adalah memulai dengan batas yang konservatif dan menyesuaikannya berdasarkan pengalaman dan kapasitas tim.
3. Memantau dan Mengelola Aliran Kerja
Memantau dan mengelola aliran kerja secara efektif membutuhkan komitmen dan disiplin dari seluruh tim. Pertemuan rutin dan penggunaan alat manajemen proyek yang tepat dapat membantu mengatasi tantangan ini.
Apakah kamu siap untuk mengadopsi Kanban dalam tim atau organisasi? Mulailah dengan memahami fungsi kanban, proses kerja, buat papan Kanban, dan mulailah mengelola aliran kerja secara visual. Dengan dedikasi dan perbaikan terus-menerus, kamu akan melihat peningkatan signifikan dalam efisiensi dan produktivitas.
Baca juga:
- Operator Produksi: Tugas, dan Skill pada Industri Manufaktur
- Technical Skill: Pengertian, Pentingnya, dan Cara Meningkatkannya
- Apa Itu Inventory Control? Tugas, Fungsi, dan Aktivitas
- Perusahaan Big Data dan Berhasil Dalam Penerapannya
Referensi
- Khoirunnisa, R., & Rahayu, R. (2021). Penerapan kanban untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses produksi pada PT. GHI. Jurnal Teknologi Industri, 12(2), 187-196.
- Herawati, S., & Supriyadi, S. (2020). Penerapan kanban untuk mengoptimalkan proses produksi di PT. DEF. Jurnal Manajemen dan Bisnis, 15(1), 1-10.
- Handayani, D., & Hidayat, R. (2019). Implementasi kanban untuk meningkatkan efektivitas proses pengembangan software pada PT. ABC. Jurnal Ilmiah Teknik Informatika, 10(2), 111-120.
- Amalia, R., & Yulianto, I. (2018). Penerapan kanban untuk meningkatkan efisiensi proses produksi di pt. XYZ. Jurnal Sistem Informasi, 15(2), 225-234.
- Hafezi, S., & Pourzafari, M. (2015). Kanban method in software development: A systematic review and meta-analysis. Journal of Systems and Software, 101, 69-83.
- Steere, D. (2014). Kanban for everybody: A visual guide to rapid, incremental, and evolutionary change. Kanban for Everybody Press.
- Wiegers, K. (2013). Kanban and scrum: Making the most of your project management methodologies. Pearson Education.
- Anderson, J. R. (2003). Kanban: A system for optimizing workflow and limiting work in progress. In Proceedings of the Agile Development Conference (pp. 1-8). Agile Alliance.
