Key Performance Indicator (KPI): Pengertian dan Cara Membuat

Dalam dunia bisnis dan manajemen, pemantauan dan pengukuran kinerja adalah hal yang sangat penting untuk mencapai tujuan dan kesuksesan. Key Performance Indicator (KPI), atau yang lebih dikenal dengan singkatan KPI, merupakan alat pengukuran yang krusial dalam menilai sejauh mana sebuah organisasi, tim, atau individu telah berhasil mencapai tujuan-strategis yang telah ditetapkan sebelumnya.

Pengertian Key Performance Indicator

KPI (Key Performance Indicator) atau juga dikenal sebagai Indikator Kinerja Utama ialah nilai yang dapat diukur yang menunjukkan seberapa berhasil organisasi dalam mencapai tujuan inti dalam operasi bisnisnya. Indikator ini secara khusus berperan dalam menilai pencapaian strategis, finansial, dan operasional suatu perusahaan.

Memanfaatkan Key Performance Indicator sebagai alat pengukuran kinerja tim memiliki manfaat yang signifikan, karena hal ini memungkinkan kita untuk mengukur dampak dari upaya yang dilakukan terhadap perkembangan bisnis dengan lebih jelas.

KPI berfungsi sebagai ukuran kualitatif terhadap performa yang diukur secara spesifik dalam periode waktu tertentu. Selain itu, KPI juga membantu tim dalam menetapkan target, mengidentifikasi titik pencapaian tertentu, dan memberikan wawasan yang mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik.

Penggunaan Key Performance Indicator dapat diterapkan dalam berbagai bidang, termasuk tim keuangan, sumber daya manusia, pemasaran, atau penjualan. Secara esensial, Key Performance Indicator berperan sebagai indikator bagi setiap aspek bisnis untuk tumbuh sejalan dengan tujuan strategis.

Baca juga: Implementasi Marketing Mix 8P di Perusahaan Jasa

Pengertian Key Performance Indicator Menurut para Ahli

Berikut ini adalah penguraian definisi atau pemahaman tentang Key Performance Indicator (KPI) dari beberapa pakar:

Bahari Antono

Bahari Antono memandang KPI sebagai parameter kuantitatif yang digunakan untuk mengukur tingkat pencapaian kinerja terhadap target yang telah ditetapkan.

Marr Bernard

Marr Bernard menganggap KPI sebagai panduan navigasi bagi manajer untuk memahami apakah perusahaan berada pada jalur yang benar atau keluar dari jalur menuju kesuksesan.

Iveta (2012)

Iveta (2012) mengartikan KPI sebagai ukuran berdimensi kuantitatif yang progresif bagi perusahaan, yang mengambil banyak sudut pandang dan didasarkan pada data konkret. Ini merupakan titik awal untuk menetapkan tujuan dan merancang strategi organisasi.

Banerjee dan Buoti (2012)

Banerjee dan Buoti (2012) mengartikan KPI sebagai ukuran berjenjang dan kuantitatif yang digunakan untuk menilai performa organisasi terhadap pencapaian tujuan organisasi. KPI juga digunakan untuk menetapkan tujuan yang dapat diukur, mengamati tren, dan mendukung pengambilan keputusan.

Warren (2011)

Warren (2011) mendefinisikan KPI sebagai pengukuran yang menilai bagaimana organisasi menjalankan visi strategisnya. Visi strategis yang dimaksud adalah bagaimana strategi internal saling terhubung dalam konteks strategi organisasi secara keseluruhan.

Parmenter (2007)

Parmenter (2007) menggambarkan KPI sebagai elemen paling kritikal untuk sukses organisasi saat ini dan di masa depan.

Baca juga: Marketing Mix 4p dan Contoh Penerapan Pada UKM

Jenis Key Performance Indicator

Key Performance Indicator (KPI) atau Indikator Kinerja Utama pada dasarnya dapat dikelompokkan menjadi dua jenis, yaitu KPI Finansial dan KPI Non-Finansial.

KPI Finansial

KPI Finansial merujuk pada indikator kinerja utama yang berhubungan dengan aspek keuangan suatu perusahaan. Berikut ini merupakan contoh-contoh KPI Finansial:

• KPI Laba Kotor (Gross Profit): KPI ini menghitung sisa pendapatan setelah dikurangkan dengan Harga Pokok Penjualan (HPP).
• KPI Laba Bersih (Net Profit): KPI ini mengukur pendapatan yang tersisa setelah mengurangkan HPP serta biaya-biaya lain seperti bunga dan pajak.
• KPI Marjin Laba Kotor (Gross Profit Margin): KPI ini mengukur persentase keuntungan kotor dengan membagi Laba Kotor dengan Pendapatan.
• KPI Marjin Laba Bersih (Net Profit Margin): KPI ini mengukur persentase keuntungan bersih berdasarkan pendapatan.
• KPI Rasio Lancar (Current Ratio): KPI ini menilai likuiditas keuangan dengan membagi aset lancar (current assets) dengan kewajiban lancar (current liabilities).

KPI Non-Finansial

Selain KPI Finansial, ada juga KPI Non-Finansial yang tidak langsung berdampak pada aspek keuangan perusahaan. Berikut beberapa contoh KPI Non-Finansial:

• Perputaran Tenaga Kerja (Manpower Turnover)
• Metrik Kepuasan Pelanggan (Customer Satisfaction Metrics)
• Rasio Pelanggan Berulang terhadap Pelanggan Baru (Repeat Customer to New Customer Ratio)
• Pangsa Pasar (Market Share)

Baca juga: Marketing Mix 7P: Konsep Berikut Contoh Penerapannya

Manfaat Key Performance Indicator

Beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari penggunaan KPI adalah sebagai berikut:

Menilai Kinerja

KPI tidak hanya mengukur kinerja individu, tetapi juga membantu dalam mengevaluasi perkembangan bisnis secara keseluruhan. Data KPI membantu dalam mengidentifikasi apakah bisnis berkembang positif atau menghadapi tantangan. Data ini juga mendukung pengambilan keputusan terbaik, seperti menambah staf, mengurangi biaya operasional, dan lainnya. Pendekatan evaluasi kinerja beragam, termasuk mengukur penggunaan jam kerja yang efisien dan ketepatan waktu dalam menyelesaikan tugas.

Penetapan Target yang Terukur

KPI menjadi alat efektif untuk mengarahkan target agar lebih terukur dan tepat sasaran. Misalnya, KPI dapat menunjukkan bahwa tim penjualan baru mencapai 30 persen dari target penjualan 35 persen yang diinginkan. Data KPI ini memungkinkan manajer tim untuk mengevaluasi anggota timnya dan mencari solusi atas ketidaksesuaian hasil dengan harapan. Dari sini, manajer dapat merancang strategi baru untuk menghindari masalah serupa di masa depan.

Meningkatkan Akuntabilitas Perusahaan

KPI memberikan pengukuran dan evaluasi kinerja yang dapat diukur dalam bentuk angka dan statistik. Ini memungkinkan perusahaan memiliki bukti konkret terkait pencapaian karyawan. Informasi ini berguna dalam proses promosi dan pengakuan terhadap karyawan yang telah berprestasi.

Memotivasi Semangat Kerja

Penggunaan KPI dengan transparansi kepada semua karyawan adalah suatu keharusan. Studi menunjukkan bahwa karyawan mengharapkan transparansi dari atasan terkait data dalam KPI mereka. Keterbukaan ini meningkatkan motivasi kerja dan membantu mencapai tujuan perusahaan.

Baca juga: 7 Cara Mengenali Email Phishing dan Jenisnya

Contoh Key Performance Indicator Perusahaan

Berikut ini terdapat beberapa contoh Key Performance Indicators (KPI) yang umum digunakan dalam berbagai perusahaan:

• Pendapatan Total: Jumlah pendapatan yang dihasilkan oleh perusahaan dalam jangka waktu tertentu.
• Laba Bersih: Keuntungan yang tersisa setelah mengurangkan semua biaya dan beban perusahaan.
• Pertumbuhan Pendapatan: Persentase peningkatan pendapatan dibandingkan dengan periode sebelumnya.
• Pangsa Pasar: Bagian persentase dari pasar yang dikuasai oleh perusahaan dalam industri atau segmen tertentu.
• Tingkat Kepuasan Pelanggan: Evaluasi kepuasan pelanggan melalui survei atau umpan balik.
• Retensi Pelanggan: Persentase pelanggan yang kembali atau terus menggunakan produk atau layanan perusahaan.
• Tingkat Konversi Penjualan: Persentase konversi dari prospek menjadi penjualan yang sukses.
• Tingkat Keterlambatan Pengiriman: Persentase pengiriman produk atau layanan yang terlambat.
• Tingkat Kesalahan Produksi: Jumlah kesalahan atau cacat dalam proses produksi.
• Efisiensi Operasional: Rasio antara hasil yang dicapai dengan sumber daya yang digunakan.
• Tingkat Ketepatan Pengiriman: Persentase pesanan yang dikirim tepat waktu.
• Tingkat Pengembalian Produk: Persentase produk yang dikembalikan oleh pelanggan karena masalah kualitas atau cacat.
• Produktivitas Karyawan: Hasil atau output yang dihasilkan oleh setiap karyawan dalam periode tertentu.
• Tingkat Kehadiran: Persentase kehadiran karyawan dalam periode waktu tertentu.
• Tingkat Keberhasilan Proyek: Persentase proyek yang berhasil diselesaikan sesuai dengan waktu, anggaran, dan spesifikasi yang ditetapkan.

Perusahaan dapat memilih KPI yang paling sesuai dengan tujuan dan strategi bisnis mereka, dan mengkustomisasikannya sesuai dengan kebutuhan serta karakteristik industri atau sektor tempat perusahaan beroperasi.

Baca juga: 15 Manfaat Buah Alpukat untuk Kesehatan

Cara Membuat Key Performance Indicator

Salah satu aspek yang membuat KPI begitu menarik dan efektif adalah fleksibilitasnya. KPI tidak timbul dari rapat tertutup di ruang konferensi, tetapi datang dari kontribusi semua individu tentang tujuan yang seharusnya dicapai dan bagaimana mereka merencanakan mencapainya. Oleh karena itu, ketika KPI berhasil, kesuksesan dirasakan oleh setiap anggota tim di perusahaan. Berikut ini cara membuat Key Performance Indicator yang baik.

Memahami Visi Perusahaan

Memahami visi perusahaan Anda adalah langkah awal dalam menulis KPI yang efektif. Setelah tujuan yang lebih besar teridentifikasi, ini bisa dijabarkan menjadi misi tim yang dapat dijalankan dengan menggunakan KPI untuk mendorong pertumbuhan bisnis.

Pemilihan alat yang sesuai juga penting

Anda dapat memandang penulisan KPI sebagai sebuah proyek yang membutuhkan alat yang tepat untuk diskusi, pemantauan kemajuan, dan pencapaian hasil. Alat ini bisa berupa papan tulis, perangkat manajemen kinerja berkelanjutan, aplikasi manajemen proyek, atau alat pelacakan lainnya.

Libatkan Seluruh Tim dalam Proses

Seperti disebutkan sebelumnya, KPI tidak seharusnya dikembangkan hanya oleh satu orang atau kelompok terbatas, melainkan semua elemen KPI harus terhubung satu sama lain. KPI individu berasal dari KPI tim, yang pada gilirannya berasal dari tujuan perusahaan yang telah terstruktur dengan baik. Ini memastikan keselarasan dan kerja tim.

Penulisan KPI bisa dianggap sebagai proses dua arah di mana setiap anggota tim memberikan kontribusi pada tujuan dan cara pencapaiannya. Hal ini menguatkan rasa kepemilikan dan tanggung jawab tim.

Setelah memahami tujuan bisnis dan memilih alat yang tepat, jadwalkan pertemuan tim untuk bertukar gagasan dan merumuskan OKR selama satu kuartal.

Buatlah Draf Pernyataan Tujuan

Walaupun menggoda untuk mulai dengan hasil akhir karena lebih mudah diukur, KPI yang baik berawal dari tujuan Anda. Tujuan ini bertindak sebagai panduan bagi usaha Anda dan anggota tim. Jadi, penting untuk menetapkan tujuan sebelum melangkah lebih jauh.

Pastikan tujuan Anda menantang untuk mendorong perusahaan menuju tingkat yang lebih tinggi. Jangan khawatir jika ini membuat Anda merasa sedikit gugup atau tidak nyaman. Tujuan yang terlalu rendah dapat menghasilkan standar yang kurang memadai.

Tetapkan Hasil Utama

Hasil ini adalah indikator yang memungkinkan Anda mengukur perkembangan menuju tujuan. Mirip dengan titik pemeriksaan dalam perjalanan menuju tujuan.

Baca juga: Karateristik 7V Big Data Beserta Penjelasannya

Tips Implementasi Key Performance Indicator

Berikut beberapa tips untuk mengimplementasikan Key Performance Indicator (KPI):

Tetapkan Tujuan yang Tegas

KPI harus memiliki pedoman yang jelas, sehingga siapa pun yang melihat atau menghitungnya dapat menginterpretasikan data dengan benar. Pastikan tujuan KPI berkaitan erat dengan tujuan strategis organisasi dan dapat dievaluasi dalam konteks visi dan misi.

Fokus pada Pencapaian Tujuan Utama

Tentukan tujuan yang sesuai dengan tujuan besar. Pertimbangkan apakah tujuan tersebut realistis dan bagaimana dampaknya terhadap kinerja dan keuangan organisasi. Pada tahap awal implementasi KPI, lebih baik fokus pada tujuan jangka panjang dan tengah untuk pemantauan yang lebih efektif.

Kumpulkan Data dengan Teliti

KPI mengandalkan pengukuran kuantitatif, oleh karena itu, data yang dikumpulkan harus spesifik dan sahih. Hal ini diperlukan untuk mengukur indikator secara akurat dan tepat.

Tinjau dan Koreksi Perubahan

Tinjauan berkala terhadap KPI sangat penting. Jika organisasi melampaui target yang ditetapkan, pertimbangkan untuk menetapkan tujuan yang lebih ambisius untuk meningkatkan hasil. Namun, jika tujuan tidak tercapai, hindari menetapkan target yang terlalu tinggi yang dapat mengurangi motivasi tim. Pertimbangkan apakah ada faktor yang mempengaruhi kinerja tim.

Rumuskan KPI dengan Cermat

Beberapa KPI hanya melibatkan satu metrik atau ukuran. Namun, dalam banyak kasus, KPI melibatkan kombinasi yang dihitung dalam rumus. Misalnya, KPI yang mengukur produktivitas pendapatan dari penjualan produk dapat dihitung dengan membagi total pendapatan dengan jumlah produk. Pastikan rumus KPI sesuai dan uji terus-menerus untuk memastikan hasil yang sesuai dengan ekspektasi.

Sajikan KPI dengan Gaya Visual

Untuk mengkomunikasikan KPI dengan efisien, data harus diubah menjadi representasi visual yang mudah dimengerti, seperti grafik dan diagram. Jelaskan kepada seluruh tim tentang perhitungan KPI untuk memastikan pemahaman yang baik dan fokus pada pola kerja yang mendukung tujuan.

Baca juga: Pengertian Etos Kerja: Karateristik, Prinsip, Manfaat, dan Faktor

Kesimpulan

Key Performance Indicator (KPI) merupakan alat penting dalam mengukur dan menilai kinerja suatu organisasi atau perusahaan. KPI tidak hanya membantu dalam mengukur hasil finansial, tetapi juga mencakup aspek-aspek non-finansial yang memengaruhi kesuksesan bisnis. KPI membantu dalam mengarahkan tujuan, membuat target terukur, serta meningkatkan akuntabilitas dan semangat kerja di antara karyawan.

Kunci dalam menerapkan KPI adalah memiliki tujuan yang jelas yang terhubung dengan visi organisasi, fokus pada pencapaian tujuan utama, serta mengumpulkan data yang akurat. Proses peninjauan dan koreksi perubahan KPI juga penting untuk memastikan kesesuaian target dengan kenyataan yang dihadapi oleh organisasi. Selain itu, rumusan KPI perlu dilakukan dengan hati-hati dan sajian visual membantu dalam mengkomunikasikan hasil dengan efektif.

Dengan menggunakan KPI dengan baik, organisasi dapat memiliki panduan yang kuat untuk mengukur, mengelola, dan mengoptimalkan kinerja mereka, mengarahkan bisnis ke arah kesuksesan yang berkelanjutan.

Referensi

1. veta, K. (2012). Key Performance Indicators (KPIs) in Business Intelligence Systems. Procedia Economics and Finance, 3, 849-854.
2. Warren, K. (2011). Key Performance Indicators: Developing, Implementing, and Using Winning KPIs. John Wiley & Sons.
3. Parmenter, D. (2007). Key Performance Indicators: Developing, Implementing, and Using Winning KPIs. John Wiley & Sons.
4. Banerjee, A., & Buoti, G. (2012). Key Performance Indicators (KPIs) in Hospitals. International Journal of Business and Management, 7(16), 11-18.
5. Marr, B. (n.d.). Key Performance Indicators (KPI): The 75+ Measures Every Manager Needs to Know.
6. Bahari, A. (2019). Key Performance Indicators: Langkah Awal Membangun Budaya Perusahaan Berorientasi Kinerja. PT Elex Media Komputindo.