Apa itu Sistem Informasi?: Tujuan, Fungsi, dan Contohnya

Peran sistem informasi telah menjadi semakin penting dalam berbagai aspek kehidupan manusia. Sistem informasi memainkan peran sentral dalam mengumpulkan, menyimpan, mengelola, dan mengolah data menjadi informasi yang berharga bagi organisasi, perusahaan, atau individu. Dengan bantuan teknologi komputer dan perkembangan teknologi informasi, sistem informasi telah mengalami transformasi yang signifikan dalam cara mereka bekerja dan berinteraksi.

Apa itu Sistem Informasi?

Sistem informasi (SI) merujuk pada konsep yang terkait dengan manajemen dan pengelolaan sistem. Ini mencakup kumpulan langkah-langkah kerja, data berisi informasi, individu yang terlibat, serta teknologi informasi yang telah terstruktur.

Perkembangan SI tumbuh secara signifikan karena dampak dari internet. Hal ini disebabkan oleh fakta bahwa internet memiliki kemampuan untuk menyediakan, menyimpan, dan mempermudah akses terhadap informasi bagi masyarakat.

SI merupakan gabungan antara teknologi informasi dan aktivitas individu yang menggunakannya guna mendukung operasional dan manajemen. Struktur komponen dalam sistem informasi meliputi perangkat keras, perangkat lunak, teknologi telekomunikasi, basis data dan gudang data, serta sumber daya manusia beserta prosedurnya.

Pengertian Sistem Informasi Menurut Ahli

Beberapa pakar memiliki interpretasi yang berbeda dalam menjelaskan makna sistem informasi. Berikut adalah beberapa definisi dari para ahli tersebut:

Mc Leod

Mc Leod menggambarkan SI sebagai suatu sistem yang mampu menghimpun informasi dari berbagai sumber dan menggunakan beragam media untuk menyajikan informasi.

Erwan Arbie

Erwan Arbie berpendapat bahwa SI adalah sistem dalam organisasi yang memenuhi kebutuhan pemrosesan transaksi sehari-hari, bantuan, dan dukungan operasional. Sistem ini memiliki sifat manajerial dalam organisasi dan membantu dalam menyediakan laporan yang diperlukan.

O’Brien

O’Brien berpendapat bahwa SI adalah gabungan unit-unit yang dikelola oleh individu, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komputer, komunikasi data, dan basis data. Sistem ini mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi tentang organisasi.

John F Nash

Menurut John F Nash, SI merupakan kombinasi manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur, dan pengendalian yang digunakan untuk mengatur jaringan komunikasi penting, proses transaksi rutin, serta membantu manajemen dan pengguna internal maupun eksternal. Sistem ini juga menjadi dasar pengambilan keputusan yang akurat.

Alter

Alter memandang SI sebagai jenis sistem kerja di mana manusia dan/atau mesin berkolaborasi menggunakan sumber daya untuk menghasilkan produk atau layanan tertentu bagi pelanggan.

Tujuan Sistem Informasi

Terdapat juga beberapa tujuan dari SI yang berperan dalam menjaga kelangsungan suatu perusahaan, organisasi, atau entitas bisnis. Berikut penjelasannya.

Penghimpunan Data

Peranan pertama dari SI ialah menjadi tempat yang mengumpulkan data yang telah dimasukkan atau diinputkan oleh pengguna dalam suatu organisasi atau entitas bisnis. Data masukan ini menjadi sumber fundamental agar sistem informasi bisa beroperasi dengan baik dan efisien dalam konteks organisasi atau entitas secara keseluruhan.

Penyimpanan Data

Selain mengumpulkan data yang telah diinput, SI juga memainkan peranan dalam menyimpan seluruh data mentah di dalam sistem untuk diolah secara terstruktur. Penyimpanan data pada SI berlaku untuk semua jenis data, baik yang signifikan maupun yang tidak. Namun, peranan SI ini sangat menentukan bagaimana proses pengolahan data hingga menjadi informasi yang bermakna.

Penghasil Informasi Keluaran

Setelah semua jenis data telah terakumulasi dalam jangka waktu tertentu, maka SI berperanan dalam menganalisis data hingga menciptakan hasil keluaran berupa informasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Pengguna SI tentu memiliki pendekatan tertentu untuk memproses data, dengan hasil akhir berupa informasi yang sesuai dengan keperluan.

Selain tiga peranan SI yang telah diuraikan di atas, ada pula beberapa peranan lain yang dimiliki oleh sistem informasi, yaitu sebagai berikut:

Menyediakan kemampuan dalam mengelola kualitas serta pengalaman dalam pengelolaan sistem informasi secara logis dan kritis.
Meningkatkan efisiensi kerja di semua pihak yang terlibat.
Analisis dan pengurangan potensi kerugian ekonomi.
Memastikan aksesibilitas yang baik bagi pengguna.
Pencapaian tujuan organisasi, perusahaan, atau entitas secara cepat dan didukung oleh data yang terpercaya.
Mengontrol aliran informasi dan menerima umpan balik.

Fungsi Sistem Informasi

Fungsi-fungsi sistem informasi:

Meningkatkan kapasitas untuk mengelola SI dengan penilaian yang kritis dan logis terhadap kualitas dan pengalaman.
Mendorong efisiensi kerja bagi semua pihak yang terlibat.
Melakukan analisis dan tindakan pencegahan untuk mengurangi dampak kerugian dari aspek ekonomi.
Memberikan akses yang mudah diakses bagi para pengguna.
Memungkinkan pencapaian tujuan perusahaan secara cepat dengan dukungan data yang dapat dipertanggungjawabkan.

Komponen Sistem Informasi

SI melibatkan elemen-elemen seperti komputer, instruksi, data yang tersimpan, individu, dan prosedur, sehingga dapat dikelompokkan menjadi empat bagian berikut:

SIM (Sistem Informasi Manajemen)

Sistem Informasi Manajemen (SIM), juga dikenal sebagai Management Information System (MIS), merupakan suatu bagian dari kontrol internal dalam operasional bisnis yang melibatkan penggunaan elemen manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh manajemen akuntansi untuk menyelesaikan isu-isu bisnis seperti biaya produk, pelayanan, atau strategi bisnis.

SIM dibedakan dari sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan dalam kegiatan operasional suatu organisasi. Dalam konteks akademis, istilah ini umumnya mengacu pada berbagai metode manajemen informasi yang terkait dengan otomatisasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, seperti sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.

Tujuan utama dari SIM adalah untuk mengatasi berbagai permasalahan yang terkait dengan bisnis, termasuk pelayanan, biaya produksi, serta strategi bisnis. Seluruh sistem ini digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diaplikasikan dalam aktivitas operasional organisasi.

DSS (Sistem Pendukung Keputusan)

Sistem Dukungan Keputusan (bahasa Inggris: Decision Support Systems atau disingkat DSS) merupakan bagian dari sistem informasi yang berbasis komputer (termasuk sistem berbasis pengetahuan seperti manajemen pengetahuan) yang digunakan untuk memberikan dukungan dalam pengambilan keputusan dalam suatu organisasi atau perusahaan.

Dapat juga diartikan sebagai sistem komputer yang mengolah data menjadi informasi guna mendukung pengambilan keputusan dalam situasi masalah semi-terstruktur yang spesifik.

Menurut Moore dan Chang, DSS dapat dijelaskan sebagai sistem yang memiliki kemampuan untuk melakukan analisis ad hoc terhadap data, pemodelan keputusan, fokus pada pengambilan keputusan, berorientasi pada perencanaan masa depan, dan digunakan dalam situasi yang tidak biasa.

Tahap-tahap dalam penggunaan DSS

Identifikasi dan definisi masalah
Pengumpulan data atau elemen informasi yang relevan
Pengolahan data menjadi informasi, termasuk laporan berbentuk grafik atau teks
Penentuan alternatif solusi (bahkan dengan menggunakan nilai persentase)

Tujuan utama dari DSS

Membantu mengatasi masalah semi-terstruktur
Mendukung manajer dalam proses pengambilan keputusan terhadap masalah tertentu
Meningkatkan efektivitas, bukan hanya efisiensi, dalam pengambilan keputusan

Dalam pelaksanaannya, DSS dapat memanfaatkan bantuan dari sistem lain seperti Kecerdasan Buatan, Sistem Pakar, Logika Fuzzy, dan lainnya.

EIS (Sistem Informasi Eksekutif)

Sistem Informasi Eksekutif (EIS) merupakan salah satu jenis sistem informasi manajemen yang dirancang untuk memberikan dukungan serta memudahkan proses keterangan dan pengambilan keputusan yang diperlukan oleh eksekutif senior. EIS menawarkan akses mudah terhadap informasi yang relevan dengan tujuan organisasi, baik itu bersumber dari internal maupun eksternal. Pada umumnya, EIS dianggap sebagai bentuk dari sistem pendukung keputusan (SPK).

EIS menempatkan fokus pada presentasi visual dan antarmuka yang mudah digunakan oleh pengguna. Ia menyajikan laporan-laporan yang kuat dan memiliki kemampuan untuk melakukan penelusuran. Pada intinya, EIS merupakan perluasan dari SPK yang membantu eksekutif menganalisis, membandingkan, dan menyoroti variabel penting sehingga mereka bisa memantau kinerja dan mengidentifikasi peluang serta masalah. Konsep EIS juga terkait dengan teknologi gudang data yang sering digunakan dalam industri.

Baru-baru ini, istilah EIS mengalami penurunan popularitasnya seiring dengan pertumbuhan kecerdasan bisnis (yang mencakup sub-bidang pelaporan, analitika, dan dasbor digital) dalam memberikan dukungan informasi bagi keputusan bisnis.

SPT (Sistem Pemrosesan Transaksi)

Sistem Pemrosesan Transaksi (SPT) adalah bagian dari sistem informasi yang bertanggung jawab atas pencatatan transaksi harian yang bersifat rutin dan penting dalam menjalankan operasional bisnis. Contoh transaksi ini mencakup pencatatan pesanan penjualan, reservasi hotel, penggajian, pencatatan karyawan, dan proses pengiriman.

Tujuan utama dari sistem di tingkat ini adalah untuk mengatasi pertanyaan rutin dan melacak aliran transaksi yang melewati organisasi. Pada tingkat operasional, tugas, sumber daya, dan tujuan telah ditentukan sebelumnya dan memiliki struktur yang jelas. Sebagai contoh, keputusan tentang pemberian kredit kepada pelanggan dilakukan oleh supervisor tingkat rendah berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya. Pada kondisi ini, penilaian terhadap pemenuhan kriteria pelanggan dilakukan.

Manajer membutuhkan sistem untuk memantau status operasional internal dan hubungan perusahaan dengan lingkungan eksternal. Sistem pemrosesan transaksi juga berfungsi sebagai sumber utama informasi untuk jenis sistem lainnya. Sering kali, sistem pemrosesan transaksi sangat penting bagi bisnis, sehingga kegagalan sistem dalam beberapa jam saja dapat mengakibatkan kebangkrutan perusahaan dan bahkan dampak negatif pada perusahaan lain yang terkait.

Contoh Penerapan Sistem Informasi

Setelah memahami definisi dan fungsi SI, berikut ini akan dijelaskan beberapa contoh konkret dari sistem SI. Anda mungkin akan merasa akrab dengan beberapa contoh ini karena sering dijumpai dalam kehidupan sehari-hari.

Enterprise Resource Planning (ERP)

Apakah Anda pernah mendengar tentang Enterprise Resource Planning (ERP)? Bagi perusahaan besar dan menengah, ERP adalah software yang umum digunakan untuk mengelola operasional bisnis. ERP mengintegrasikan berbagai departemen dalam perusahaan, menjadikan proses bisnis lebih efisien dan terotomatisasi. Keuntungan dari penggunaan ERP termasuk peningkatan keuntungan dan Return on Investment (ROI).

E-Learning

E-Learning adalah contoh lain dari SI yang sering digunakan dalam dunia pendidikan. Konsep e-learning melibatkan pemrosesan dan distribusi materi pembelajaran melalui teknologi. Dengan adanya e-learning, baik pengajar maupun siswa mendapatkan kemudahan dalam proses pembelajaran yang lebih efektif.

E-Banking

Di bidang perbankan, E-Banking adalah contoh SI yang signifikan. Bank mengelola sistem informasi ini, dan nasabah dapat melakukan berbagai transaksi tanpa harus pergi ke bank secara fisik. Nasabah menginput data seperti jumlah transfer dan nomor rekening tujuan, lalu sistem mengirim uang dan menghasilkan bukti transfer.

E-Commerce

E-Commerce adalah contoh pertama dari SI yang mungkin sering Anda gunakan, terutama setelah menerima gaji, E-Commerce memungkinkan Anda untuk bertransaksi secara online melalui situs web atau aplikasi mobile untuk membeli barang atau jasa. Ada banyak platform e-commerce yang dapat Anda pilih untuk berbelanja, seperti Shopee, Tokopedia, Bukalapak, Amazon, Lazada, Blibli, dan lainnya.

Booking Online

Apakah Anda pernah memesan tiket pesawat atau penginapan secara online? Kedua contoh ini termasuk dalam kategori SI. Dengan layanan booking online, Anda dapat memilih tempat atau tiket pada tanggal tertentu, membandingkan harga, dan memeriksa ketersediaan. Setelah proses pemesanan selesai, Anda akan mendapatkan konfirmasi pemesanan sebagai hasil output dari sistem.

Kesimpulan

Sistem informasi merupakan suatu konsep penting dalam dunia bisnis dan organisasi, yang melibatkan penggabungan antara teknologi informasi, prosedur kerja, manusia, dan data. Sistem informasi mendukung operasional, pengambilan keputusan, dan manajemen organisasi dengan mengumpulkan, menyimpan, dan menganalisis informasi yang relevan.

Terdapat beberapa jenis SI, termasuk Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang membantu dalam analisis dan pelaporan, Sistem Pendukung Keputusan (SPK) yang memfasilitasi pengambilan keputusan, Sistem Informasi Eksekutif (EIS) yang memberikan informasi kepada eksekutif senior, dan Sistem Pemrosesan Transaksi (SPT) yang mencatat transaksi harian. Selain itu, contoh-contoh nyata seperti E-Commerce, Booking Online, E-Learning, E-Banking, dan Enterprise Resource Planning (ERP) juga menggambarkan penerapan sistem informasi dalam kehidupan sehari-hari.

Dalam era digital dan informasi saat ini, SI menjadi pilar utama dalam mencapai efisiensi, efektivitas, dan keberhasilan dalam menjalankan bisnis dan mengelola organisasi. Dengan berbagai macam fungsi dan manfaat yang dimilikinya, SI terus berperan dalam mengatasi tantangan dan memanfaatkan peluang dalam lingkungan yang semakin kompleks dan dinamis.

Referensi

Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2019). Management Information Systems: Managing the Digital Firm. Pearson.
O’Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2018). Management Information Systems. McGraw-Hill Education.
Stair, R., & Reynolds, G. (2017). Principles of Information Systems. Cengage Learning.
Turban, E., Pollard, C., & Wood, G. (2018). Information Technology for Management: Digital Strategies for Insight, Action, and Sustainable Performance. John Wiley & Sons.
Alter, S. (2013). Information Systems: Foundation of E-Business. Pearson.
Davis, G. B., & Olson, M. H. (1985). Management Information Systems: Conceptual Foundations, Structure, and Development. McGraw-Hill Education.

Post Views: 14,918